Когда электронную декларацию могут не принять и что с этим делать: разбираемся с экспертом

С 1 октября 2026 года в Беларуси вступили в силу новые правила обработки и приема электронных документов и деклараций. Теперь налоговые органы имеют право отказать в приеме электронных документов по ряду причин, о которых стоит знать заранее.

В каких случаях налоговая не примет декларацию

Виктория Реут

Директор ООО «ДокДог»

С 1 октября 2026 года вступили в силу изменения в порядок приема и обработки электронных документов, утвержденный постановлением Министерства по налогам и сборам от 29 февраля 2012 года №7. Соответствующая Инструкция дополнена п.5-1, согласно которому после форматно-логического контроля инспекция проверяет еще три условия.

При установлении любого из них налоговый орган не примет декларацию к дальнейшей обработке (ч.2 п.5-1 Инструкции №7). Рассмотрим каждое условие отдельно.

1. Подписание документа ненадлежащим лицом. Инспекция не примет электронный документ, если его подписал человек, не имеющий подтвержденных полномочий действовать от имени компании или ИП.

2. Нарушение тайны личного ключа электронной цифровой подписи (ЭЦП). Налоговая служба отклонит электронный отчет, если получит сведения о нарушении конфиденциальности личного ключа. Если владелец подписи сообщил о том, что доступ к ней получили посторонние, или у налоговой появилась информация об использовании ЭЦП другим лицом, прием и обработка документов будут заблокированы.

3. Представление декларации за проверяемый период. Сдать декларацию за период, который сейчас проверяет налоговая, не получится. Возможность отправить расчет сохраняется только в отдельных ситуациях: если компания обязана зафиксировать в учете результаты самой проверки либо отразить события, которые произошли уже после ее начала, но затрагивают проверяемый отрезок времени. Это соответствует ч.4 п.6 ст.40 Налогового кодекса.

Стоит отметить еще одно, пожалуй, ключевое новшество документа – автоматизированную проверку полномочий подписанта. Ранее это требование тоже действовало, но проверка происходила в ручном режиме. Теперь система МНС сверяет данные сертификата открытого ключа с информацией о представленных доверенностях. Для бизнеса это означает необходимость более строгого контроля за актуальностью ЭЦП и документальным оформлением полномочий.

Как налоговая узнает о компрометации ключа и какой порядок действий

Согласно абз.3 ч.1 п.5-1 Инструкции №7 отказ в приеме электронного документа направляется при наличии в налоговом органе данных о том, что тайна личного ключа ЭЦП нарушена.

Информация об этом может поступить из нескольких источников:

• от самого владельца ключа, который обязан отозвать открытый ключ в случае нарушения его тайны (ч.3 ст.25 Закона №113-З); 

• от налоговых органов в рамках межведомственного взаимодействия или от правоохранительных органов.

Если у владельца ключа есть подозрения об утечке информации, стоит действовать следующим образом:

1. Немедленно прекратить использование личного ключа. Владелец не вправе использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия открытого ключа истек.

2. Уведомить удостоверяющий центр («Информационно-издательский центр по налогам и сборам») для отзыва открытого ключа.

3. Уведомить налоговый орган о факте компрометации. Это можно сделать любым доступным способом: лично, почтовым отправлением, нарочным (курьером) либо в электронном виде.

4. Оформить новый сертификат ЭЦП и новый личный ключ на то же или другое должностное лицо.

5. Провести служебное расследование для установления обстоятельств утечки и виновных лиц.

В случае неисполнения владельцем личного ключа обязанностей по хранению тайны на данное лицо возлагается возмещение причиненного вследствие этого вреда (ч.4 ст.25 Закона №113-З).

Такой же результат будет, если скопировать ключ на общий сетевой диск или оставить в компьютере, к которому имеют доступ другие работники, и кто-то из них воспользуется им для подписания электронного документа.

Как теперь бухгалтеру подписывать и отправлять декларации

Бухгалтер, главный бухгалтер или штатный специалист может подписывать декларации, но при условии документального подтверждения полномочий (пп.5, 6 ст.24 НК).

Чтобы система не блокировала отправку отчетов, важно заранее зафиксировать полномочия подписанта в налоговой. Регулятор определил следующий перечень документов:

• договор – если отчетность сдает привлеченный налоговый консультант;

• внутренняя доверенность от имени директора (или уполномоченного учредительными документами лица) – если декларацию подписывает штатный сотрудник организации;

• нотариальная доверенность – если отчетность сдается за индивидуального предпринимателя или физическое лицо.

Однако при смене подписанта, прекращении или изменении полномочий информацию следует обновить. Сделать это можно дистанционно в электронном формате, отправить почтой, передать с курьером или привезти лично.

Юридические последствия отказа в приеме декларации

Отказ в приеме декларации означает, что она считается непредставленной. Это создает для компании риск привлечения к административной ответственности, если будет нарушен срок представления налоговой декларации (ст.14.2 КоАП).

Если декларация не прошла автоматический контроль, налоговая уведомит об отказе через личный кабинет плательщика. Срок направления такого сообщения – не позднее второго рабочего дня после получения документа инспекцией. Форма уведомления об отказе строго регламентирована приложениями 11 и 21 к постановлению №7.

Такие сообщения формируются с использованием программных и технических средств и подписываются ЭЦП, владельцем личного ключа которой является МНС (ч.2 п.5-1 Инструкции №7). В сообщении инспекция обязана указать конкретную причину отклонения.

Как избежать штрафов и блокировки счетов

Для этого бухгалтер, главный бухгалтер или другой специалист должен соблюдать несколько обязательных пунктов.

• Своевременно отслеживать уведомления в личном кабинете плательщика и не полагаться только на электронную почту.

• При получении отказа – немедленно устранить причину и повторно отправить декларацию. Срок представления документов и информации продлевается на время, необходимое для устранения причин, по которым плательщик не может их представить (п.8 ст.27 НК).

• Вести журнал отправки деклараций с фиксацией даты и времени получения подтверждения приема.

• Проводить инвентаризацию ЭЦП не реже одного раза в год, а также перед отчетными кампаниями и при кадровых изменениях. Это позволит вовремя выявить недействующие ключи и избежать ситуаций, когда отчетность подписывается просроченной или отозванной ЭЦП.

• Контролировать сроки действия ключей. Недействующей ЭЦП подписать и отправить декларацию нельзя.

• Разработать локальный правовой акт (положение об использовании ЭЦП), в котором прописать порядок получения, хранения и уничтожения ключей, ответственных лиц, алгоритм действий при увольнении или временном отсутствии владельца ключа, действия при компрометации или утере ЭЦП, запрет на передачу ключей третьим лицам.

Важно отметить, что блокировка счетов происходит не сразу. Она возможна только при наличии предусмотренных законодательством оснований. Однако систематические нарушения сроков представления деклараций могут привести к приостановлению операций по счетам. Поэтому так важно наладить регулярный внутренний контроль за электронным документооборотом.

Какие документы необходимо подготовить заранее

В связи с введением новых правил собственнику стоит подготовить и поддерживать в актуальном состоянии следующие документы.

1. Доверенности на уполномоченных представителей (главного бухгалтера, специалистов, налоговых консультантов) с четким указанием полномочий на подписание налоговых деклараций.

1. Положение об использовании ЭЦП (локальный правовой акт), в котором прописать:

• порядок получения, хранения и уничтожения ключей;

• ответственных лиц;

• алгоритм действий при увольнении или временном отсутствии владельца ключа;

• действия при компрометации или утере ЭЦП;

• запрет на передачу ключей третьим лицам.

1. Приказы о назначении ответственных за электронный документооборот, об инвентаризации ЭЦП и о проведении периодической проверки действительности сертификатов.

2. Журналы учета ЭЦП, их выдачи и использования.

3. Акты инвентаризации ЭЦП (не реже одного раза в год).

Все подтверждающие документы и приказы должны быть доступны ответственным специалистам – например, бухгалтеру или главному бухгалтеру. При этом доступ к личным ключам ЭЦП и их носителям должен быть только у владельцев ключей.