Как ИП нанять работника в Беларуси: полное руководство

Расширение бизнеса рано или поздно приводит индивидуального предпринимателя к необходимости нанять помощника или даже нескольких. Это решение влечет за собой целый ряд юридических обязанностей – от правильного оформления документов до регистрации в государственных органах. Разберем каждый шаг подробно.

Сколько работников может нанять ИП

Согласно абз.3 ч.2 п.1 ст.22 Гражданского кодекса Беларуси (далее – ГК) индивидуальный предприниматель может привлечь к работе на себя, оказанию услуг, созданию объектов интеллектуальной собственности не более трех человек (необязательно близких родственников). Причем речь идет о лицах, привлекаемых для работы как по трудовым договорам (контрактам), так и по гражданско-правовым.

Как правильно ИП оформить работника на работу

Процедуру трудоустройства работника регламентирует Трудовой кодекс (далее – ТК).

Для найма работника по трудовому договору ИП должен:

• принять у работника необходимые документы;

• заключить с ним трудовой договор;

• провести инструктаж по охране труда и ознакомить работника под подпись с локальными документами (должностной инструкцией, ПВТР и др.);

• издать приказ о приеме на работу и ознакомить с ним работника;

• уведомить госорганы (ФСЗН, Белгосстрах) о приеме на работу сотрудника.

Какие документы должен предъявить работник при трудоустройстве у ИП

Перечень необходимых для трудоустройства документов содержится в ст.26 ТК:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (ID-карта, вид на жительство или удостоверение беженца);

• военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных);

• диплом об образовании или другой документ об образовании (свидетельство, аттестат и т.д.), дающий право выполнять конкретную работу;

• направление на работу в счет брони – для отдельных категорий (если применимо);

• для инвалидов – индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПРИ).

Дополнительно могут потребоваться, к примеру, справка о состоянии здоровья, если профессия входит в перечень работ с вредными условиями труда или связана с обслуживанием населения (общепит, розничная торговля и др.), декларация о доходах и имуществе, страховое свидетельство («зеленая карточка» ФСЗН), характеристика с предыдущих мест работы и иные документы в соответствии с законодательством.

Важный нюанс: ИП не ведут трудовые книжки работников. То есть работник при трудоустройстве лишь по желанию предъявляет трудовую книжку (при ее наличии), но не оставляет у ИП для заполнения. При прекращении трудовых отношений работнику в этом случае выдают копию приказа об увольнении, справку о периоде работы у ИП или другие подобные документы (включая тех, для кого работа у ИП была первой в жизни).

Запрещено требовать иные документы, не предусмотренные законом.

Трудовой договор или контракт

В зависимости от характера работы ИП может оформить отношения с сотрудником одним из следующих способов:

• бессрочный трудовой договор (заключается на неопределенный срок);

• срочный трудовой договор (на срок до 5 лет). Заключается на время выполнения определенной работы, когда время ее завершения невозможно определить (можно выполнить и за месяц, и за два года), на сезонные работы, на период отсутствия основного работника, за которым сохраняется место работы (например, на время декрета);

• контракт от 1 года до 5 лет;

• гражданско-правовой договор – при выполнении разовых или временных работ.

Если вести речь о долговременных отношениях, то здесь придется выбирать из трудового договора или контракта.

Основные отличия бессрочного трудового договора от контракта:

Большинство нанимателей предпочитают контракт, так как он обеспечивает большую предсказуемость, несмотря на необходимость предоставлять работнику дополнительные дни отпуска и надбавку к окладу.

Трудовой договор (контракт) составляется в двух экземплярах, которые подписываются обеими сторонами. Подпись ставится на каждой странице трудового договора, при этом страницы должны быть пронумерованы.

Трудовой договор должен содержать некоторые обязательные положения (согласно ч.2 ст.19 ТК).

Данные, идентифицирующие работника и нанимателя:

• место работы;

• трудовая функция (должность/профессия и обязанности);

• срок действия (если это срочный договор или контракт);

• режим рабочего времени и времени отдыха;

• условия оплаты труда (размер тарифной ставки, оклада, надбавок).

С какими локальными правовыми актами (ЛПА) нужно ознакомить работника

Обязанность нанимателя ознакомить работника с ЛПА под подпись закреплена в ст.54 ТК. До или после заключения трудового договора наниматель должен ознакомить сотрудника с ЛПА, действующими в организации и непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Законодательство не содержит исчерпывающего перечня таких ЛПА, но, как правило, к ним относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Определяют режим работы, время отдыха, необходимость соблюдения дисциплины.

• Должностная (или рабочая) инструкция. Закрепляет конкретный перечень трудовых прав и обязанностей сотрудника.

• Инструкция по охране труда (разрабатывается для конкретной профессии или вида работ).

• Положение об оплате труда и премировании (обязательно, если заработная плата состоит не только из фиксированного оклада, но и включает премии или надбавки).  

• Положение о коммерческой тайне (если применимо к деятельности ИП).

• Документы по обработке персональных данных (если оформляются как отдельные локальные документы/согласия).

Приказ и допуск к работе у ИП

После подписания трудового договора и ознакомления с ЛПА индивидуальный предприниматель издает приказ о приеме на работу. Это внутренний распорядительный документ, фиксирующий факт возникновения трудовых отношений.

Приказ должен содержать:

• ФИО работника;

• наименование должности или профессии (строго в соответствии с общегосударственным классификатором «Занятия»);

• срок действия (дата начала и окончания);

• условия оплаты труда;

• продолжительность испытательного срока (при наличии).

Работник должен ознакомиться с приказом, поставив отметку: «С приказом ознакомлен, дата, подпись», не позднее трех рабочих дней с начала работы.

Важный нюанс: фактический допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без оформленного письменного трудового договора является основанием для признания трудовых отношений возникшими с первого дня работы (ст.25 ТК). Более того, допуск к работе без оформления (даже если ИП «проверял» сотрудника день-два) влечет административную ответственность по ч.8 ст.10.12 Кодекса об административных правонарушениях с наложением штрафа от 40 до 100 базовых величин для ИП (в 2026 году это от 1800 до 4500 BYN). Факт неоформления проверяется путем опроса работника, осмотра журнала инструктажа и т.д.

Какие госорганы и в какие сроки должен уведомить ИП при оформлении работника

Наем первого сотрудника делает ИП налоговым агентом и плательщиком страховых взносов. Это требует постановки на учет в нескольких инстанциях:

Фонд социальной защиты населения (ФСЗН)

ИП обязан зарегистрироваться в районном управлении ФСЗН по месту постановки на учет в налоговом органе в течение 10 рабочих дней с даты заключения первого трудового договора. Для этого нужно написать заявление, предоставить свой паспорт и подписанный с новым сотрудником трудовой договор (согласно абз.1, 6 ч.2 п.1 ст.7 Закона от 15 июля 2021 г. №118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»).

Подача формы ПУ-2 (сведения о приеме на работу) производится не позднее 5 календарных дней со дня приема сотрудника на работу. При увольнении работника необходимо подать ее не позднее дня, следующего за днем увольнения.

Всего в ФСЗН перечисляется 35% от начисленной заработной платы. Из них 34% уплачивает наниматель (ИП), 1% удерживается из зарплаты работника на пенсионное страхование.

Белгосстрах

После регистрации в ФСЗН ИП обязан зарегистрироваться в качестве страхователя в Белгосстрахе не позднее 1 месяца со дня заключения первого трудового договора (или договора подряда). С собой необходимо иметь: оригинал и копию трудового договора с наемным лицом, печать (при ее наличии). Дополнительно к взносам в ФСЗН уплачивается взнос в Белгосстрах (страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) – 0,6%.

Инспекция Министерства по налогам и сборам

Специальным письмом уведомлять налоговую о факте найма каждого отдельного сотрудника не нужно. Однако с момента выплаты первой заработной платы ИП обязан ежемесячно исчислять, удерживать и перечислять в бюджет подоходный налог (13%), а также ежеквартально подавать налоговую декларацию (расчет) налогового агента по подоходному налогу с физических лиц.

Чек-лист для ИП по приему сотрудника на работу