«Не дайте рутине убить продуктивность». Компания создала продукт, где данные из чеков и накладных сами попадают в 1С

Ввод первичной документации традиционно считается одним из самых монотонных и затратных процессов в компании. В условиях дефицита кадров ручной перенос данных из сотен накладных и актов становится непозволительной роскошью. О том, как новая система ZROK автоматизирует рутину, страхует бизнес от ошибок и разгружает команду, мы поговорили с директором ООО «Активные Системы» Андреем Малышко и руководителем департамента развития продуктов Анастасией Ломтевой.

«Сегодня ручной ввод данных – это слишком дорогой процесс для любой компании»

– Ввод первички – это классическая рутина. Почему именно сейчас автоматизация этого процесса стала критически важной для малого и среднего бизнеса?

Анастасия Ломтева:

– Почему именно сейчас автоматизация ввода первички стала не просто полезной, а по-настоящему критической для малого и среднего бизнеса? Свой ответ я не начинаю с красивых терминов про цифровизацию. Я начинаю с простой арифметики – и с человеческой стороны этой арифметики.

Представьте опытного бухгалтера – человека, который отлично разбирается в налогах, умеет видеть риски и подсказывать, где можно сэкономить. А теперь представьте, что до половины его рабочего дня уходит на то, что любой робот сделает быстрее и точнее: на механический перенос цифр из бумажных или PDF‑документов в учетную программу. Каждая накладная, каждый акт – это минуты монотонной работы. В масштабах месяца это уже десятки часов. И получается, что компания платит за высокую квалификацию, а использует ее на уровне простого ввода данных. Бизнес теряет не только деньги – он теряет скорость. Пока специалист занят рутиной, важные задачи – анализ, планирование, контроль – откладываются.

А еще есть человеческий фактор. Он неизбежен, когда работа монотонная и объемная. Одна опечатка в номере накладной, перепутанная цифра в УНП или сумме НДС – и дальше начинаются долгие разбирательства: уточнения, исправления, корректировки, а иногда и претензии от контрагентов или проверяющих. И самое обидное, что эти ошибки не из‑за невнимательности или непрофессионализма – они из‑за усталости и однообразия. Рутина притупляет бдительность, и даже самые опытные специалисты время от времени допускают мелкие, но очень дорогие промахи.

При этом объемы документации год от года только растут. Это естественный процесс: бизнес развивается, появляются новые клиенты, новые поставщики, новые направления. А вместе с ростом прибыли неизбежно растет и документооборот. И если раньше бухгалтерия справлялась с потоком, то сегодня тот же штат сотрудников может просто не успевать обрабатывать все вовремя.

Система берет на себя самую механическую часть работы, а специалисты остаются на тех участках, где действительно нужна экспертиза, – там, где важно понимать контекст, видеть закономерности и принимать решения.

Именно поэтому сегодня ручной ввод данных – это слишком дорогой процесс для любой компании. Дорогой не только в прямом смысле – в рублях на зарплату, – но и в смысле упущенных возможностей. Автоматизация здесь – не про моду и не про «быть в тренде». Это про то, чтобы сохранить ресурсы, снизить риски и дать команде возможность заниматься тем, что действительно двигает бизнес вперед. И когда я вижу, как после внедрения такого инструмента у специалистов появляется время на анализ и планирование, я понимаю: это и есть та самая экономия, которая работает на прибыль.

Андрей Малышко:

– Знаете, когда мы только начинали думать над ZROK, мы не сидели в кабинете и не строили абстрактные модели «как могло бы быть». Все родилось из очень конкретной, почти физической боли – нашей собственной и наших клиентов.

Я до сих пор помню одну встречу с директором небольшой производственной компании. Он с такой гордостью рассказывал про свою команду: отличные финансисты, сильные бухгалтеры, люди, которые реально умеют считать деньги и видеть возможности для роста. А потом он вздохнул и сказал: «Только вот уже третий месяц никто из них не занимается планированием – все сидят и забивают первичку. У нас сезон, поток документов огромный, и если мы не внесем их сегодня, то завтра будет еще хуже».

И в этом вся суть проблемы. В малом и среднем бизнесе каждый специалист – на вес золота. Это не огромная корпорация, где можно выделить отдельный отдел под рутину. Здесь бухгалтер – это часто и аналитик, и контролер, а иногда даже консультант для руководителя.

Именно поэтому автоматизация ввода первички сегодня стала не просто приятным бонусом, а критической необходимостью. Рынок сейчас невероятно динамичен: меняются цены, поставщики, условия. Чтобы оставаться на плаву, бизнесу нужно быстро принимать решения, а для этого нужны актуальные данные и качественный анализ. А если вся команда занята механической работой, на стратегию и развитие просто не остается ни времени, ни сил.

Мы поняли, что рынку нужен не сложный, «корпоративный» монстр, которого внедряют полгода и обслуживают десять человек, а простой, понятный и доступный инструмент, который заберет на себя всю эту механику. Чтобы бухгалтер перестал быть оператором ввода данных и снова стал тем самым ценным специалистом, который помогает компании зарабатывать и развиваться.

ZROK как раз про это. Он не про то, чтобы кого-то заменить. Он про то, чтобы вернуть людям время для настоящей работы – для того интеллектуального труда, который действительно приносит прибыль. И когда я вижу, как команда, которая еще недавно тонула в папках с документами, теперь спокойно занимается финансовым планированием, я понимаю: мы сделали ровно то, что было нужно.

– Как именно ZROK решает эти проблемы? Расскажите о механике работы системы.

Анастасия Ломтева:

– Когда я смотрю на то, сколько времени наши бухгалтеры и специалисты по документообороту раньше тратили на рутину, становится немного не по себе. Сотни документов, бесконечные проверки, поиск кодов, сверка сумм, перенос данных – все это съедало часы, которые могли бы пойти на действительно важные задачи. И каждый раз казалось, что процесс можно сделать чуть проще, чуть быстрее… А потом мы поняли: не «чуть», а кардинально.

Мы поставили перед собой одну цель – свести сложный, многоступенчатый процесс обработки документов к нескольким простым и понятным шагам. И нам это удалось. Сегодня весь путь от входящего документа до готовой записи в учетной системе укладывается всего в четыре действия, где участие человека минимально.

Все начинается с мгновенной загрузки. Для пользователя это максимально просто: он загружает файлы в формате PDF прямо в систему.  Никаких сложных инструкций, никаких дополнительных действий – только один шаг, чтобы документ оказался там, где нужно.

Следующий этап – умное распознавание. Именно здесь вступает в работу ZROK. Система быстро считывает скан-копию и автоматически определяет ключевые данные: поставщика, даты, номера, суммы, НДС и все товарные позиции. При хорошем качестве исходного файла опечатки полностью исключены, а значит, мы сразу получаем точные данные, на которые можно опираться.

Дальше идет автоматическое заполнение. Это тот самый момент, когда система по-настоящему становится помощником. ZROK анализирует историю предыдущих операций и самостоятельно присваивает нужные коды товарам и услугам. Бухгалтеру больше не нужно искать их вручную, листать справочники или сверяться с прошлыми документами. Система уже знает, что подходит, и делает это за него.

И наконец – экспорт в 1С. После быстрой визуальной проверки, которая занимает буквально несколько секунд, данные в один клик отправляются в учетную программу через специальный обработчик. Интеграция работает бесшовно и поддерживает самые популярные версии 1С, так что никаких сложностей с подключением или настройкой не возникает.

В итоге то, что раньше могло занимать часы, теперь укладывается в считанные минуты. Технология не заменяет специалистов – она снимает с них рутину, освобождая время для более сложных и творческих задач. И в этом, пожалуй, и есть ее главная ценность: она не просто ускоряет процессы, а становится настоящим «другом» в работе – надежным, внимательным и всегда готовым помочь.

– Какие виды документов система способна распознавать уже сегодня?

Анастасия Ломтева:

– Все основные виды документов. И это не маркетинговое преувеличение – это факт, который мы проверили на реальных бизнес-процессах.

На текущий момент система полностью закрывает потребности компаний в обработке как входящей, так и исходящей документации. Причем все работает «из коробки» – никаких длительных настроек, обучения или адаптации под каждый новый тип документа. ZROK без проблем распознает товарно-транспортные и товарные накладные (ТТН и ТН), акты выполненных работ и оказанных услуг, счета-фактуры и инвойсы – причем не только от локальных, но и от зарубежных контрагентов. Для бизнеса, который работает с международными партнерами, это особенно важно: не приходится заводить отдельный процесс под документы на иностранном языке или в непривычном формате.

Но есть один модуль, которым я горжусь особенно, – это распознавание кассовых чеков.

Любой бухгалтер знает: авансовые отчеты подотчетных лиц – это настоящий труд. Сотрудники возвращаются из командировок и приносят мятые, выцветшие чеки из магазинов, заправок, строительных рынков – чего угодно. Кто-то складывает их в карман, кто-то в кошелек, кто-то просто фотографирует на бегу. Качество – как повезет. А бухгалтеру раньше приходилось вручную вбивать каждую позицию, УНП продавца, дату и время. Один авансовый отчет мог отнять хорошую часть рабочего времени.

В этом, пожалуй, и проявляется настоящая ценность технологии – она берет на себя именно то, что люди делать не любят, и делает это быстро и без жалоб.

Андрей Малышко:

– Знаете, есть задачи, которые в бухгалтерии живут как вечная тень: вроде бы рутинные, но каждый раз отнимают кучу времени и сил. Особенно когда речь про чеки. Сотни чеков от выездных сотрудников, водителей, торговых представителей – каждый нужно разобрать, каждую позицию внести, НДС выделить, данные сопоставить… Раньше на это уходили целые часы, а порой и дни. И самое обидное – эта работа не про анализ, не про стратегию, а про механическое вбивание данных.

Сейчас я с улыбкой вспоминаю эти времена. Потому что сегодня ZROK щелкает эту задачу как орехи. Все предельно просто: достаточно сфотографировать чек или загрузить скан – и система мгновенно считывает даже неидеальный текст. Она распознает QR‑коды, автоматически разбивает чек по номенклатуре, выделяет НДС и сопоставляет все данные между собой. Даже если фото сделано на бегу, под неудобным углом, или чек уже немного выцвел – система справляется.

Для компаний с большим штатом разъездных сотрудников это настоящая находка. Представьте: водитель вернулся из рейса, скинул фото чеков с заправки – и уже через минуту черновик документа готов. Никаких долгих разборов, никаких ошибок из‑за усталости.

Теперь роль бухгалтера в этом процессе стала совсем другой. Специалисты больше не тратят время на ручное внесение данных. Они работают с уже готовыми черновиками в 1С – просто проверяют их перед проведением. Это не про «заменить бухгалтера», а про освободить его для действительно важных дел: аналитики, контроля, выстраивания процессов.

«Бухгалтеры теперь только проверяют готовые черновики в 1С перед проведением»

– Можете привести конкретный пример? Как система показывает себя на практике, например, в компаниях с большим объемом документов?

Анастасия Ломтева:

– Есть один очень показательный кейс. Он не про абстрактные цифры, а про живых людей, которые каждый день боролись с потоком бумаг и в итоге вернули себе рабочее время.

В одной транспортной компании бухгалтерия ежедневно сталкивалась с настоящей лавиной документов: акты выполненных работ от СТО, накладные на запчасти, топливные отчеты и, конечно, кассовые чеки – за дорожные сборы, за мелкий срочный ремонт в пути. Объем был такой, что две штатные сотрудницы занимались исключительно ручным переносом этих данных в 1С. Это была чистая рутина: листать, сверять, вбивать, перепроверять. И чем ближе подходило закрытие месяца, тем сильнее нарастала нагрузка.

После подключения ZROK все изменилось – буквально с первого дня. Механики и водители, находясь прямо на объектах, стали просто сканировать или фотографировать чеки и накладные и отправлять их в бухгалтерию в формате фото. Дальше в дело вступала система. ZROK распознавала номенклатуру запчастей, считывала данные чеков, а затем автоматически распределяла затраты по конкретным автомобилям, опираясь на историю прошлых ремонтов. Никаких долгих разборов, никаких ошибок из‑за усталости или спешки.

Результат получился впечатляющим: ручной ввод сократился на 80%. Бухгалтеры перестали быть операторами по вводу данных. Теперь их задача – проверить готовые черновики в 1С перед проведением. Это занимает минимум времени, но сохраняет контроль: человек по‑прежнему участвует в процессе, только на этапе осмысленной проверки, а не механического труда.

Для компании это означало не просто экономию часов – это был качественный сдвиг в управлении. Исчезли авралы при закрытии месяца. Руководство стало получать актуальную аналитику по расходам на каждую машину день в день, а не с опозданием на две недели. Теперь можно было оперативно реагировать: видеть, где затраты выше нормы, принимать решения, корректировать маршруты или менять подрядчиков.

Как обеспечивается безопасность данных

– Перенос финансовых документов в облачный сервис – чувствительная тема для бизнеса. Как обеспечена техническая безопасность и конфиденциальность данных в ZROK?

Андрей Малышко:

– Для нас безопасность – это не опция и не «фича», а базовый принцип, на котором держится вся архитектура ZROK. И это не просто слова: система спроектирована по самым строгим стандартам корпоративного ПО.

Я прекрасно понимаю, почему эта тема так волнует бизнес. Финансовые документы – это не просто строки в таблице. Это коммерческая тайна, данные о поставщиках, внутренние договоренности, чувствительные цифры. Доверить это облаку – значит довериться нам. И мы делаем все, чтобы это доверие было оправданным.

Первое, о чем стоит сказать, – это передача данных. Все, что пользователь загружает в систему, идет исключительно по зашифрованным каналам связи. Мы используем протокол HTTPS с SSL‑сертификатами: это значит, что даже если кто‑то попытается перехватить информацию в пути, он увидит только нечитаемый набор символов. Перехват исключен технически.

Дальше – вопрос хранения. Данные размещаются в защищенных дата‑центрах с высоким уровнем отказоустойчивости. Там не просто «стоят сервера»: там выстроена целая инфраструктура безопасности, а резервное копирование происходит автоматически и регулярно. Если вдруг случится сбой, информация не пропадет. Мы страхуем не только от внешних угроз, но и от обычных технических рисков.

И, пожалуй, самый принципиальный момент: ZROK не собирает и не использует ваши данные в каких‑либо сторонних целях. Система работает в изолированном контуре вашей компании: она берет конкретный документ, распознает его и возвращает результат. Никакой коммерческой тайны, никаких данных о поставщиках не уходит за пределы этого контура. Мы не обучаем на ваших файлах никакие внешние модели и не передаем информацию третьим лицам.

Когда я рассказываю об этом, я говорю не абстрактно, а как человек, который отвечает за продукт. И для меня главное – чтобы руководитель, принимая решение о внедрении, понимал: мы не просим доверять «на слово». Мы показываем, как именно защищаем данные – на каждом этапе, от загрузки до хранения и доступа. И делаем это так, чтобы технология не только упрощала работу, но и оставалась абсолютно безопасной.

– Насколько сложно интегрировать ZROK в текущие процессы компании? Нужны ли для этого программисты?

Анастасия Ломтева:

– Часто, когда мы рассказываем о ZROK, первый вопрос звучит примерно так: «Здорово, но сколько недель нам понадобится, чтобы это все внедрить? Сколько программистов задействовать? Какой бюджет заложить на интеграцию?». И каждый раз я отвечаю одинаково: никаких недель, никаких отдельных бюджетов и, как правило, никаких программистов.

Когда мы проектировали продукт, перед нами стояла четкая задача: сделать так, чтобы запуск не превратился в еще один IT‑проект, который тянется месяцами, съедает ресурсы и в итоге зависает на этапе согласования. Мы хотели, чтобы бухгалтерия могла начать работать уже сегодня. Поэтому с самого начала заложили концепцию No‑Code – без программирования. Идея простая: разгрузить не только бухгалтеров, но и IT‑отдел компании, который обычно становится узким горлышком при любом новом внедрении.

ZROK поставляется в виде готового расширения для 1С. Это стандартный и безопасный механизм, предусмотренный самой платформой. Никаких кустарных решений, никаких обходных путей или нестандартных доработок ядра. Подключение выглядит настолько же просто, как установка приложения на смартфон: скачали, добавили, настроили – и работает. Не нужно писать код, не нужно привлекать дорогих 1С‑разработчиков, не нужно ждать освобождения вашего единственного программиста от текущих задач. В большинстве случаев все запускается силами бухгалтера или администратора за считанные минуты.

В остальном – система готова к работе из коробки. И когда я вижу, как компания, которая еще вчера сомневалась, сегодня уже обрабатывает документы через ZROK, я понимаю: именно такой и должна быть настоящая технология – не требующей месяцев внедрения и армии разработчиков, а просто работающей с первого дня.

«Хотим превратить ZROK в полноценного цифрового финансового советника для руководителя» 

– Как продукт будет развиваться дальше?

Андрей Малышко:

– Когда такой вопрос часто звучит от клиентов и от нашей команды, я всегда улыбаюсь: потому что планы у нас не про «еще чуть‑чуть удобнее», а про настоящий сдвиг в логике работы с финансами. Сейчас ZROK уже здорово снимает рутину с бухгалтеров – но мы хотим пойти дальше. И превратить его из умного помощника в полноценного цифрового финансового советника для руководителя.

В ближайших планах – запустить глубокий сквозной анализ финансовых потоков на основе распознанной первички. Представьте: система не просто переносит данные из документов в учетную систему, а сразу начинает с ними работать. На базе всей этой информации она будет автоматически формировать для директора управленческие отчеты – понятно, наглядно, без лишних таблиц и долгих ожиданий.

Но самое важное – это не просто отчеты ради отчетов. Это уже не про фиксацию прошлого, а про управление будущим: видеть узкие места заранее и принимать решения, пока еще есть пространство для маневра. 

Наша цель – дать руководителю не просто цифры, а рекомендации. Чтобы он мог зайти в систему и сразу увидеть: «Вот здесь траты выше нормы, вот тут можно перераспределить, а вот этот контрагент стабильно дает задержки». И все это – на основе реальных документов, без ручного сбора данных и без привлечения дополнительных аналитиков.

Мы хотим, чтобы ZROK стал тем самым собеседником, который всегда в курсе дел и может честно сказать: «Смотри, тут надо обратить внимание». Не вместо финансового директора, а как его надежный инструмент – чтобы управленческие решения опирались не на интуицию, а на точные данные и своевременные подсказки.

И когда я думаю о том, как изменится работа компании с таким уровнем автоматизации, вижу не просто экономию времени, а принципиально другой уровень контроля и уверенности. Руководитель будет видеть картину целиком, а бухгалтерия – спокойно заниматься тем, что действительно требует человеческого внимания. Именно в этом мы видим следующий шаг: не просто распознавать документы, а помогать бизнесу принимать правильные решения – каждый день и без промедления.

Партнерский материал. УНП 192712122

Фото: Павел Садовский